Lavoro in smart working: la rivoluzione della vita in ufficio

Finalmente anche nel nostro Paese si è diffusa la propensione al lavoro in smart working, o lavoro agile. Si tratta della possibilità di effettuare buona parte del lavoro d’ufficio direttamente a casa; una comodità per chi lavora, ma anche per i datori di lavoro, che possono diminuire le spese per i locali e per gli uffici.

Effettivamente l’uso del lavoro in smart working si è reso necessario a causa del Lockdown, in molte situazioni però sembra che diventerà la modalità di lavoro prevalente per molti impiegati, anche nella pubblica amministrazione. Conviene però ricordare che spostare l’ufficio a casa comporta anche una serie di problematiche, tra cui avere un ufficio adatto e sempre ben fornito.

Dove posizionare l’ufficio

Si tende a non ragionare su questo punto, ma la postazione in un ufficio ha caratteristiche ben definite, sia dal punto di vista spaziale che emotivo. Per molti il lavoro in smart working ha portato alla necessità di creare una postazione lavorativa ovunque fosse possibile: in camera da letto, in soggiorno, in cucina. In effetti però soprattutto dal punto di vista mentale, ma anche da quello organizzativo, è importante fare in modo che lo spazio di lavoro abbia contorni ben definiti, che li differenzino dallo spazio in cui si vive il quotidiano in famiglia. Ecco allora che predisporre una scrivania, da dedicare al lavoro in smart working in modo quasi completo. È sempre più importante. Dove possibile sarebbe addirittura opportuno che la postazione lavorativa fosse separata dal resto della casa, ad esempio in un ambiente dedicato. Ovviamente non tutti hanno a disposizione un ufficio in casa, ma è possibile crearlo con un divisorio, anche solo temporaneo per svolgere il proprio lavoro in smart working.

Organizzare l’ufficio per il lavoro in smart working

Serve poi avere a disposizione una serie di accessori, oggetti, attrezzature e servizi. A partire da almeno un computer portatile e una connessione internet: servono anche per comunicare rapidamente e in modo efficiente con i colleghi, oltre che per svolgere l’attività lavorativa. Oltre a questo, per il lavoro in smart working, è necessario avere a disposizione tutta la cancelleria utile; così come la possibilità di avere documentazione e accessi al server aziendale. Quest’ultima problematica si risolve utilizzando, anche per quanto riguarda le aziende, servizi in cloud.

Con documenti, progetti e software in cloud chiunque abbia le credenziali vi può accedere dalla postazione in cui si trova, anche tramite smartphone o altro dispositivo, con la massima praticità.

Servizi dedicati

Non tutti però possiedono in casa gli strumenti che si hanno a disposizione in ufficio. Si pensi ad esempio alle stampanti laser o a prodotti simili.  Le aziende oggi hanno la necessità di fornire il materiale adeguato ai propri dipendenti, in modo che operino il lavoro in smart working con la stessa efficacia del lavoro svolto fisicamente in ufficio. Una buona organizzazione tra azienda e dipendenti, anche grazie alle diverse aziende online che forniscono materiale da ufficio e stampe personalizzate anche in grandi quantità, fa in modo che le barriere spazio-temporali siano abbattute permettendo un modo di lavorare sempre più innovativo ed efficiente.

Il futuro dello smart working: è davvero la soluzione migliore?

La pandemia ha costretto gran parte dei lavoratori a spostare il proprio ufficio dentro le mura domestiche e quindi a svolgere il proprio lavoro da casa e a quanto pare, secondo i pronostici, non si tratterà di un fenomeno relegato a questo evento spiacevole, ma diventerà consuetudine.
Sembrerebbe infatti che molti lavoratori siano destinati a svolgere il proprio lavoro in smart working anche una volta terminata l’emergenza sanitaria, ma è davvero conveniente per il lavoratore e per l’azienda? Proviamo a capire meglio.
Per farlo bisogna sicuramente ragionare su quello che lo smart working modifica e rende diverso, tra questi elementi troviamo la variazione dei confini fisici dell’impresa che cessano di essere relegati ad un edificio ma coinvolgono una “rete” di postazioni diverse e sparse; ma anche la modificazione dell’organizzazione aziendale poiché i singoli lavoratori dipendenti interagiranno solo attraverso gli strumenti digitali e non condividere lo stesso luogo di lavoro in smart working significa anche non dover gestire in maniera puntuale e precisa lo spazio disponibile in azienda.
A variare, inoltre, è sicuramente la tempistica di svolgimento del lavoro che risulta maggiormente flessibile ma che in realtà non fa altro che interrompere quella linea di demarcazione che dovrebbe esserci tra lavoro e vita privata.

Per quanto lo smart working possa apparire conveniente per le aziende non è difficile comprendere come i suoi benefici siano relativi al breve tempo: recarsi a lavoro, interagire con i propri colleghi senza un dispositivo di separazione, la comunicazione non verbale, la pausa pranzo, si tratta di attività che vengono spesso sottovalutate o ritenute perdite di tempo in termini produttivi ma che in realtà rendono i lavoratori più produttivi nel lungo termine.
Reggere i ritmi dello smart working risulta più complicato, soprattutto perché la possibilità di essere costantemente reperibili e connessi da un lato giova sicuramente allo scambio di informazioni tra dipendenti e aziende velocizzando i processi operativi e decisionali, ma dall’altro non fa altro che far lavorare senza interruzioni.
Da questa situazione è infatti nato il diritto alla disconnessione dei lavoratori, pensato con l’intento d permettere a chiunque di disconnettersi dal lavoro e allo stesso tempo di avere il diritto di non rispondere a nessuna chiamata, e-mail o messaggio al di fuori dell’orario di lavoro prestabilito.
Non si tratta quindi di demonizzare lo smart working e di sostenere il solo lavoro “tradizionale”, lo smart working è sicuramente vantaggioso ma non occorre sottovalutare l’importanza della salute psicosociale dei lavoratori.